Administratiekantoor inschakelen als MKB: wel of niet doen?
Voor veel ondernemers in het midden- en kleinbedrijf (MKB) is de financiële administratie een terugkerende uitdaging.
De vraag of je deze administratie zelf doet of uitbesteedt aan een administratiekantoor, is dan ook zeer relevant. Beide opties hebben hun voor- en nadelen.
Voordelen van een administratiekantoor voor het MKB
Tijdbesparing
Het bijhouden van een volledige administratie kost veel tijd.
Denk aan het verwerken van facturen, het doen van btw-aangiftes, het opstellen van jaarrekeningen en het bijhouden van personeelsadministratie.
Door deze taken uit te besteden, houd je als ondernemer meer tijd over om te focussen op je kernactiviteiten, zoals het binnenhalen van klanten en het laten groeien van je bedrijf.
Deskundigheid en zekerheid
Administratiekantoren beschikken over specialistische kennis van boekhoudkundige en fiscale regelgeving.
Zij zorgen ervoor dat je administratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en dat aangiftes correct en op tijd worden ingediend.
Dit verkleint de kans op fouten, boetes of het mislopen van aftrekposten aanzienlijk.
Professioneel advies en meedenken
Een goed administratiekantoor doet meer dan alleen cijfers verwerken.
Het fungeert steeds vaker als strategische partner die advies geeft over investeringen, belastingvoordelen en bedrijfsvoering.
Dit kan je helpen om betere beslissingen te nemen en je onderneming financieel gezond te houden.
Digitale innovatie en gemak
Veel administratiekantoren werken tegenwoordig volledig digitaal.
Dit betekent dat je bonnetjes eenvoudig via een app kunt uploaden en altijd inzicht hebt in je actuele cijfers.
Automatisering en slimme software zorgen voor een efficiënte verwerking en minder kans op menselijke fouten.
Kostenbesparing op lange termijn
Hoewel het inhuren van een administratiekantoor een investering is, kan het je op termijn geld besparen.
Fouten in de administratie kunnen namelijk leiden tot boetes of gemiste fiscale voordelen.
Bovendien kun je dankzij deskundig advies vaak optimaal gebruikmaken van aftrekposten en regelingen.
Nadelen van een administratiekantoor voor het MKB
Kosten
Het uitbesteden van de administratie brengt uiteraard kosten met zich mee.
Zeker voor kleinere MKB-ondernemingen kunnen deze kosten relatief hoog zijn, vooral als je de volledige administratie uit handen geeft.
Het is belangrijk om vooraf goed te vergelijken en duidelijke afspraken te maken over tarieven en werkzaamheden.
Minder directe controle
Wanneer je de administratie uitbesteedt, geef je een deel van de controle uit handen.
Je bent afhankelijk van de kwaliteit, snelheid en communicatie van het administratiekantoor.
Niet elk kantoor werkt even transparant of proactief, wat kan leiden tot frustratie als je snel inzicht nodig hebt of vragen hebt over je cijfers.
Afhankelijkheid van externe partij
Je wordt afhankelijk van de continuïteit en betrouwbaarheid van het administratiekantoor.
Bij personeelswisselingen, ziekte of zelfs faillissement van het kantoor kan je administratie in het gedrang komen.
Kies daarom altijd voor een betrouwbaar en goed aangeschreven kantoor.
Minder inzicht in eigen administratie
Door alles uit te besteden, kun je het gevoel krijgen minder betrokken te zijn bij je eigen financiële processen.
Dit kan nadelig zijn als je snel wilt schakelen of zelf inzicht wilt hebben in de financiële gezondheid van je onderneming.
Gelukkig bieden veel administratiekantoren tegenwoordig wel digitale dashboards waarmee je real-time mee kunt kijken.
Wanneer wel en wanneer niet uitbesteden?
Wel uitbesteden als:
- Je administratie complex of tijdrovend is.
- Je weinig kennis hebt van boekhouden of fiscale regelgeving.
- Je wilt focussen op ondernemen en groei.
- Je behoefte hebt aan professioneel advies en fiscale optimalisatie.
- Je waarde hecht aan zekerheid en rust.
Niet (volledig) uitbesteden als:
- Je administratie overzichtelijk en eenvoudig is.
- Je kosten wilt besparen en voldoende tijd en kennis hebt.
- Je graag zelf de controle houdt over je financiële processen.
- Je gebruik wilt maken van moderne boekhoudsoftware en bereid bent zelf te leren.
Conclusie
Het inschakelen van een administratiekantoor biedt voor veel MKB-ondernemers aanzienlijke voordelen: tijdwinst, deskundigheid, zekerheid en professioneel advies.
Daar staat tegenover dat het kosten met zich meebrengt en je een deel van de controle uit handen geeft.
De keuze hangt af van de omvang en complexiteit van je bedrijf, je eigen kennis en tijd, en de mate waarin je wilt focussen op ondernemen.
Voor groeiende bedrijven of ondernemers die zekerheid en rust willen, is het uitbesteden van de administratie vaak een slimme investering.
